Cosette Fuentes / Gerente de Servicios Legales en Deloitte
Los primeros cinco meses del año concentran algunas de las obligaciones formales y sustantivas más importantes a cumplir por las sociedades mercantiles, entre las que se pueden mencionar:
Pago de licencias de funcionamiento y presentación de balances y declaraciones juradas ante las municipalidades del domicilio principal y establecimientos de la sociedad. Si bien ya está en vigencia la Ley Especial para la Reestructuración Municipal, esta organización, de momento no afecta la exigencia y cumplimiento a las obligaciones contenidas en las Leyes de impuestos municipales que fueron emitidas con anterioridad.
Para los primeros meses del 2024, es necesario cumplir con el pago de licencias anuales de funcionamiento y presentación de balances y declaraciones juradas de conformidad a las normativas de los anteriores municipios. Entre los municipios más importantes está el municipio de Antiguo Cuscatlán quien exige el cumplimiento de estas obligaciones durante el mes de enero; así también la mayoría de los municipios de San Salvador lo hacen entre enero y marzo.
El incumplimiento de estas obligaciones ocasionará la pérdida de la calidad de solvente, la imposición de multas, que pueden ser de hasta del 100%; así también la falta de solvencia imposibilitará al comerciante social a poder realizar la inscripción de ciertos actos ante el Registro de Comercio como son escrituras de constitución, modificación y disolución de sociedades.
Inscripción de Balance General, Estado de Resultados y Estado de Cambios en el Patrimonio y Celebración de Junta General Ordinaria de Accionistas. Existe el mandato para el órgano de administración competente de remitir, en los primeros tres meses, el balance general, estado de resultados y el estado de cambios en el patrimonio al auditor externo, para que éste posteriormente a los treinta días siguientes de haberlo recibido formule el dictamen.
En la Junta General Ordinaria que debe celebrarse necesariamente en los primeros cinco meses del año, deberán aprobarse los documentos anteriores para que sean presentados y registrados en el Registro de Comercio.
El incumplimiento a estas obligaciones de forma inicial implica una sanción leve y por tanto una amonestación escrita, sin embargo, en caso no se subsane, podrá convertirse en una sanción grave que ocasionará una multa de 1 a 15 salarios mínimos (US$ 365.00 a US$ 5,475.00)
Renovación de matrícula de comercio. Los comerciantes sociales deben renovar anualmente la matrícula de comercio en el mes en que fue inscrita su escritura de constitución. Sin la matrícula, la sociedad no podrá tramitar créditos, fianzas, participar en proceso de compra pública, entre otros. En caso no se renueve durante el mes, la sociedad pagará multas por presentación extemporánea con un recargo del 25%, 50% y hasta el 100%, según los meses de retraso.
Para el cumplimiento de estas obligaciones, es necesario el balance general y activos de las sociedades, por tanto, la colaboración conjunta de las áreas contables, financieras y legales es primordial a fin de mantener el cumplimiento regular de las sociedades mercantiles evitando retrasos en su actividad, así como el pago de multas, intereses o recargos.